Les experts déterminent que l’absence de contact physique nécessite plus d’attention !
La crise du coronavirus a pleinement touché les organisations. Celles-ci ont été contraintes de forcer le télétravail, sauf dans les cas essentiels, pour éviter la cessation de l’activité. Ce nouveau format a envoyé des milliers de personnes chez elles et les a forcé à adapter un nouvel espace de travail dans leurs maisons qui doit être partagé avec le reste des habitants de la maison. Et la technologie est venue à la rescousse, le faisant si bien qu’il est même possible de tenir des réunions par vidéoconférence, obtenant des résultats, a priori, similaires à ceux issus d’une réunion en face à face. En est-il vraiment ainsi? Certains experts avertissent que l’utilisation d’outils pour organiser des vidéoconférences augmentent le niveau de stress des participants.
Complications du manque de communication non verbale
Il serait tentant de penser qu’une réunion tenue avec une caméra vidéo peut être le substitut idéal d’une réunion en face à face, mais la vérité est que le corps humain les déchiffre d’une manière complètement différente, selon les conclusions de Gianpiero Petriglieri, professeur à l’INSEAD et Marissa Shuffler, professeur à l’Université Clemson. Ces experts font référence aux clés de communication perdues lors d’une vidéoconférence, telles que le ton de la voix, une partie des expressions faciales et les gestes physiques. N’étant pas si évident dans une vidéoconférence, le participant est obligé de faire plus attention et dans la conclusion, surtout si la réunion a beaucoup de participants, cela peut être épuisant.
« Le langage non verbal est le premier ingrédient de la communication orale », explique Yago de la Cierva, professeur de gestion des personnes dans les organisations IESE. « Cela équivaut à plus des deux tiers de ce que vous voulez partager : cela vous donne l’interprétation et le sens. » Dans une réunion tenue par visioconférence, elle est très limitée, et d’autre part, «nous avons deux dimensions au lieu de trois; et parce que nous sommes assis et le contrôle de l’espace est très important », selon cet expert. L’absence de cette troisième dimension est celle qui déclencherait, au final, un surmenage psychologique.
« Lorsque l’un des composants de la communication est absent ou limité – comme cela se produit dans les vidéoconférences -, l’expéditeur et le destinataire sont obligés d’investir plus d’attention et plus d’efforts pour s’exprimer et se comprendre correctement », explique Ignacia Arruabarrena, professeur agrégé du Département de Psychologie sociale de l’Université du Pays Basque. Cette usure est exacerbée « s’il y a plus de personnes impliquées dans la vidéoconférence », selon Arruabarrena.
Silences inconfortables et fatigue psychologique de la quarantaine
Mais il ne serait pas juste d’attribuer du stress à la vidéoconférence, mais le confinement lui-même produit de l’apathie et modifie également l’environnement pour ceux qui télétravaillent. L’obligation d’être confiné à la maison favorise « un état de profonde distraction dans lequel nous nous trouvons tous dans cette pandémie », selon De la Cierva. « Nous sommes agités, avec un énorme déficit d’attention qui nous fait voler d’une chose à l’autre parce que nous ne pouvons pas nous concentrer. » Cette situation signifie qu’en milieu de visioconférence et dans les domiciles respectifs, les participants ont tendance à se confondre en consultant leurs réseaux mobiles ou sociaux. « En fin de compte, nous obtenons moins parce que nous sommes distraits. »
Une autre circonstance qui met inévitablement l’accent sur les vidéoconférences est le silence : lors d’une réunion en face-à-face, celles-ci sont gérées naturellement et sans rien forcer; la même chose ne se produit pas avec les réunions avec une caméra devant, où seuls les visages des participants sont visibles. Quiconque a assisté à une conférence de cette nature sait bien que les interventions ne se déroulent pas naturellement à moins qu’il n’y ait un modérateur qui donne la parole; l’habituel est de marcher l’un sur l’autre, ou au contraire de remplir les virages de silences inconfortables.
Et si cela ne suffisait pas, la visioconférence présente une autre difficulté supplémentaire qui, paradoxalement, devrait faciliter les choses: l’audiovisuel. « L’image de la télévision doit être manipulée pour refléter la vérité », explique De la Cierva. «Si nous voulons être naturels, nous devons agir un peu; si nous voulons que nos visages paraissent normaux, nous devons nous maquiller; Si nous voulons que notre voix soit mieux entendue, nous devons augmenter ou baisser le ton quelque peu artificiellement. » Tout cela «nécessite des efforts qui provoquent des tensions chez ceux qui n’y sont pas habitués. Bref, nous sommes épuisés plus tôt. »
La vidéoconférence est là pour rester
Ils ne sont bien sûr pas un nouvel outil, mais l’irruption inattendue d’outils pour les visioconférences ne semble pas être une chose passagère. Parmi eux, Zoom récolte une grande partie du rôle de leader sur le marché, passant de dix à 300 millions d’utilisateurs quotidiens en quelques mois (ce seul mois, la base d’utilisateurs a augmenté de 50%). Derek Pando, chef du marketing de l’entreprise, préconise une bonne planification avant de convoquer une vidéoconférence: «Une bonne règle de base avant de planifier une réunion est de déterminer si cela vaut le temps que vous allez investir : un e-mail rapide, un message Une conversation ou un appel de 30 secondes peut suffire à faire passer votre message et ce n’est pas aussi exigeant qu’une réunion par appel vidéo. »
Le gestionnaire suggère également, lorsque cela est possible, d’être strict dans l’utilisation des emplacements. « Si vous vous connectez avec vos amis ou votre famille dans la cuisine, au lieu du bureau où vous travaillez, vous créerez une atmosphère plus détendue et éviterez le sentiment que vous êtes sur un autre appel professionnel », explique-t-il. Le succès de ces plateformes a motivé des géants comme Facebook à accélérer leur entrée sur le marché avec Rooms , dans un premier temps, puis à autoriser les appels vidéo jusqu’à huit utilisateurs sur WhatsApp.